Často se potkávám s týmy, které teprve začínají spolupracovat a potřebují první jednoduchý „projektový“ nástroj. Dřív jsem jim hodně doporučoval Trello, protože ta základní metafora tabule s kartičkami je hodně přístupná a vhodnou volbou štítků / sloupců / nástěnek se daly jednoduše pokrýt různé procesy.
Dneska je volba Trella složitější, protože ho pohltil Atlassian a uživatelé velmi rychle narazí na nutnost platby, což mně přijde takhle v začátku nepraktické. (Jakkoliv platit za nástroje je podle mě dobrá věc.)
Co v podobných situacích používáte s úspěchem vy? Hledám něco hodně jednoduchého, přiměřeně flexibilního, čeho se lidi nebudou bát a budou to přirozeně používat i bez velkého zaškolování.
Říkám si, jestli by nefungoval v tomhle Notion.
Jednoduchý kanban board tam založíš na jedno kliknutí, a přitom adopce toho nástroje jim pak může pomoct i v nějakých budoucích agendách?
V principu jo, ale podle mě mají taky docela agresivně nastavený ten limit na použití zdarma – když vytvoříš větší než nějaké relativně malý počet bloků, narazíš do zdi:
If you’re using a Free Plan workspace with multiple members, you’ll be able to add a limited number of blocks before you have to upgrade. When you reach the limit, you can still read, edit, and organize existing content blocks as usual, but you won’t be able to add new content blocks.
A najednou koukáš na tarif Pro, který stojí měsíčně €12 za sedačku, což je pro řadu lidí v té počáteční fázi prostě moc velký náklad.
Když jsem hledala nějaké free open-source varianty CRM, narazila jsem na Odoo, které má i aplikaci pro projektový management, nezkoumala jsem, ale třeba má někdo zkušenost.
Hodně záleží na tom, co organizace potřebuje, ale trojice ClickUp, Basecamp a Asana často SME sedí, zvlášť pokud jsou v pohodě s plány zdarma. Hodně firem pak kouká pořád i na Freelo.
V tech nejjednodussich pripadech (jednorazovky nebo mensi projekty) to resim pres google doc/sheet, at uz pres assignovane komentare, nebo do tabulky (daji se na to dohledat i templates). Neni to zdaleka tak elegantni jako trello, ale pokud je nekdo zvykly na praci s ggl dokumentama, tak to pouzitelne je. Zvlast pokud ty ukoly nejak z toho dokumentu vyplyvaji.
Zkousel jsem i Task list v Google chat/space a ackoliv tasky pouzivam pro sebe docela dost, tak mi to ve vic lidech prijde min intuitivni. Ale pokud by ta firma jela hlavni komunikaci tam, tak to muze byt alternativa.
Kanban board jde vytvorit pripadne i v Miro, pokud by ho uz pouzivali. Jasne, je to drazsi varianta (prirazovat jde jenom clenum tymu, ne visitorum, pokud se nepletu), ale zase muzou mit v Miro vic veci po kupe.
Jojo, na klasickej waterfall nebo jednoduchej projekt bez závislostí a tak je to v pohodě a pro lidi lidský. Pokud už organizace má Office 365 nebo Google Workspace, znamená to i rychlé nasazení bez dalších nákladů.
A najednou koukáš na tarif Pro, který stojí měsíčně €12 za sedačku, což je pro řadu lidí v té počáteční fázi prostě moc velký náklad.
Zmíněné lze snadno vyřešit tím, že se uživatelé pozvou jako hosté a ne členové. Pak nemusí být placený ani jeden účet a ani počet bloků nehraje roli. Zdarma může být až 10 hostů + 1 neplacený člen, v prvním placeném tarifu 1 placený člen a až 100 hostů.
Sám jsem nezkoušel pro takové týmy, ale pokud je kritérium jednoduchá nástěnka typu kanban, tak by mohl fungovat GitLab. Je sice potřeba pro většinu vyignorovat tu hromadu funkcí na SW vývoj, ale výměnou za komplet zdarma bez limitů to třeba stojí.
Oproti sdíleným dokumentům ale bude mít takové ty základní funkce jako komentáře na úkolech (issues), notifikace, mentions, základní stavy, atd. Někdo využije třeba i jednoduchou wiki.
Gitlab/Github na jednoduchy projekt management by byl krasny, ale bohuzel to nejde. Ty nastroje maji nepropustnou psychologickou barieru. Znacna cast lidi je proste odmitne otevrit.
My používáme Discourse s Kanban pluginem. Podle mě je to ideální, protože je to zároveň komunitní fórum, interní fórum, task list, wiki, dokumentace. To celé s prakticky neomezeným počtem uživatelů (pro mě hlavní problém u čehokoliv SAS – nemám problém něco platit, ale potřebuji flexibilitu vytvořit komunitu třeba stovek nebo tisíců uživatelů, klidně to mohou být uživatelé našich zákazníků – a cloud firmy si na tomhle prostě chtějí mastit).
Discourse není úplně dokonalý – pokud jsou lidé zmlsaní Trellem a Asanou, tak to samozřejmě je suboptimální. Ale jak říkám, ta kombinace všeho je pro mě zásadní a stojí za to, aby holt ne všechny věci byly dokonalé. Ono se stejně zjišťuje, že problém je většinou v tom, že se lidi nejsou schopni domluvit, než v tom, že by byl problém v nástroji.
Takže požadavek na “málo zaškolování” tady asi neprojde. Ale jak se tu psalo, do cca 5 lidí si vystačíte s tužka/guma/papír/google docs. Pro větší akce už je podle mě potřeba vybírat a platit. Vize, že pro větší tým dostanu něco jednoduchého a mocného zadarmo, je poněkud utopická a problém je zase ještě někde jinde.
Celý týmový/firemní Discourse setup můžu v případě zájmu odprezentovat, ale zatím jsem neměl čas to dávat někam ven.
Jinak ještě pro malé opensource softwarové projekty je podle mě úplně dostačující GitHub. Vše zdarma, podle mě luxus.
Já v nadaci využívám Monday.com Work Management, přijde mi to jako něco mezi Trellem a Asanou, a krom úkolů se v něm dají tvořil “miniaplikace” pro různé agendy. Pro neziskovky navíc mají 10 účtů zdarma + lze přizvat neomezeně hostů z jiných domén. Využívá někdo další? Případně rád nasdílím zkušenosti…
My teď pro náš spolek plánujeme na vlastní VPS zprovoznit Huly.
Z rešerše open source self hosted free nástrojů mi to vyšlo jako nástroj s nejlepším poměrem funkce / UX / aktivní vývojářská komunita.
Co se mi líbí:
Členění na projekty
Možnost tvořit Wiki (a to v kolaborativním módu)
Integrace s Google kalendáři (abychom snáze viděli, kdy kdo může, vzhledem k tomu, že aktivity v rámci spolku pro nikoho nejsou full-time job)
Chatovací funkce
(Funkci video a audio callú na naší instanci neplánuji používat, na to máme GW.)
Zatím jsem neměl možnost pořádně vyzkoušet, ale čistě podle popisu to vypadá velmi nadějně.
EDIT: Ještě jsem narazil na LeanTime, který vypadá hodně božsky z hlediska strukturování práce (interface nabízí 3 různé pohledy – Moje práce, Projekt, Organizce) a pracuje se zanořenou strukturou úrovní Strategie, Cíle, Milníky, Úkoly, takže to dokáže velmi pěkně zvědomovat, jak dílčí úkoly souvisí s velkými vizemi.
Bohužel úplně chybí chatovací funkce, a tak jsem nakonec dal přednost Huly.
O LeanTime jsem nevedel, to je moc dobry tip. Skoda, ze jste nesli touhle cestou, rad bych to videl.
Huly jsem zvazoval, ale zavrhl, misto toho preferuju na chat Element/Matrix (ktery mame na Kalkulacce a budeme mit i komercne) a rad bych self-hosted PM platformu s co nejjednodussim, modernim profilem.
Edit: Tak ne, zkusil jsem ten LeanTime, nejde to. Nema to mobilni verzi a kdyz je otevreny dashboard, tak se daji na telefonu smazit vajicka. Nasel jsem dva roky stary post, kde diskutuji mobilni appku a uz jako urcite skoro brzy to bude pouzitelne.
Já právě i zvažoval, že bychom vedle LeanTime pro komunikaci využívali nějaký jiný nástroj, ale pak jsem upřednostnil netříštění do více nástrojů. Že to nefunguje na mobilu, jsem ani nestihl zjistit, ale to je definitivní no-go.
Ja si prave nemyslim, ze Huly je dobre udelane all-in-one. Muze se ti libit na projekt management (i kdyz teda ma to bliz spis k Jire nez Linearu) a k tomu dostanes v balicku podprumerny chat a podprumernou wiki, drive a nejake dalsi opinionated nastroje.
Takze muzes jednoduse narazit na klasicky problem ekosystemu ala Atlassian. Rozhodujes se jestli pouzivat sub-optimalni chat a wiki s masivnim vendor lock-inem, nebo budgetovat pro vic nastroju. Ale mit ty extra nastroje “zadarmo” je tezky prekonat.
Podobny problem mam treba i s tim infomaniak zminenym jinde, ma super email a kalendar a dalo by se na nej dobre switchnout s Googlu. Ale k tomu ma sadu uplne tristnich nastroju, ktere nejde vypnout a jses ve stejne budget pasti.
Podle mě je to ideální, protože je to zároveň komunitní fórum, interní fórum, task list, wiki, dokumentace. To celé s prakticky neomezeným počtem uživatelů (pro mě hlavní problém u čehokoliv SAS – nemám problém něco platit, ale potřebuji flexibilitu vytvořit komunitu třeba stovek nebo tisíců uživatelů, klidně to mohou být uživatelé našich zákazníků – a cloud firmy si na tomhle prostě chtějí mastit).